Los Sistemas de Gestión Judicial son el corazón del Proyecto e-Justicia, están instalados en todos los juzgados del Estado, creados con las funcionalidades necesarias y específicas para juzgados de materias civil, familiar, penal, de justicia para adolescentes y de ejecución de sanciones para todas las instancias.

El principal objetivo de los Sistemas de Gestión Judicial es el de automatizar y registrar todas y cada una de las actividades realizadas en el juzgado, resultando con ello la generación de una base de datos que permite la obtención de indicadores, estadísticos, reportes y demás datos valiosos.

Los documentos presentados en Oficialías de Partes, (o recibidos en el propio juzgado cuando éste no cuenta con una Oficialía de Partes), son recibidos por medio de control de lectores de código de barras para formalizar su entrega recepción.

Figura 1. Entrega-Recepción; Datos Complementarios.

Personal de Oficialía Común de Partes entrega los documentos por medio del Reporte de entrega-recepción, el usuario del juzgado recibe cada documento, leyendo con el lector de código cada uno de los Registros.

Cada documento escaneado aparece en esta lista, donde se recibe de forma digital hacia el Juzgado, registrando fecha y hora.

Una vez que se encuentran en el interior del Juzgado, el Secretario cuenta con una pantalla de asignación de trabajo, donde los documentos aparecen en un listado clasificado por tipo de documento.

En la pantalla general se despliega todo el trabajo que en su momento tiene el Juzgado, y se muestran alertas ópticas sobre las Radicaciones, Incidentes, Revisión, Sentencias y Caducidad. El funcionario en turno ingresará en el sistema la fecha y hora en que se recibió la demanda o consignación penal de Oficialía de Partes y el Sistema mostrará la fecha límite en que debe emitirse el auto de radicación a través de la inclusión del asunto en alerta en negro (en tiempo) o alerta en rojo (fuera de tiempo). Asimismo, este sistema de alertas funciona para el dictado de las sentencias y de, en su caso, las resoluciones que decreten la caducidad.

Figura 2. Trabajo Pendiente.

Los documentos de la pantalla anterior, son revisados y se complementa con información adicional. Después de esta acción, se libera el registro y aparecerá como trabajo pendiente en las pantallas de Juez y Secretario.

Contando con el detalle de documentos pendientes por acordar en las pantallas de juez y secretario, cada registro es turnado al personal (Oficinistas), al realizar la acción de asignación, automáticamente se individualiza para que el registro le aparezca al oficinista correspondiente.

En las pantallas de juez, secretario y oficinista se puede dar seguimiento puntual a cada documento, se pueden realizar consultas de los documentos presentados en Oficialía de Partes en formato PDF, para que el usuario del juzgado vea el contenido sin necesidad de tener el documento original.

Por otra parte si es necesario trascribir texto del contenido del documento presentado, sólo es necesario seleccionarlo, copiarlo y pegarlo, ya que con el proceso de OCR se tiene disponible todos los caracteres del documento presentado.

Figura 3. Expediente Electrónico.

Se cuenta con un Expediente Electrónico en el que se puede consultar todo su contenido, que va desde el acuerdo de radicación, hasta el acuerdo liberado de sentencia. Además el expediente puede ser consultado por número, tipo de juicio, rango de fechas de radicación y nombre de actores o demandados.

Figura 4. Árbol de Consulta.

En el Sistema de Gestión Penal en lo que respecta al expediente electrónico, se pueden consultar los datos generales por medio de “árboles de información”, donde aparecen los nombres de inculpados, ofendidos, delitos, etapas procesales, objetos de delito y la consulta de acuerdos generados para cada inculpado, en los que al dar un click con el mouse se “abre” el contenido de la “rama” del árbol.

Figura 5. Acuerdos Automatizados.

Los acuerdos generados en los Sistemas de Gestión Judicial, son realizados usando plantillas predefinidas y automatizadas, las cuales se le muestran al oficinista en un listado, para que seleccione la que se refiere al sentido del acuerdo que se elaborará. Esta plantilla automatizada permite generar en unos pocos minutos los documentos, que de hacerlos de forma manual o tradicional se llevaría  más de 20 minutos.

Los acuerdos generados se van conformando el Expediente Electrónico, lo que permite una reducción en la carga de trabajo y se traduce en incremento de la calidad en el servicio que se brinda al justiciable. A través de la pantalla “Datos del Acuerdo”, se permite identificar el tipo de acuerdo que se dictará en un juicio, fecha de publicación en lista, el resumen para la lista de acuerdos que se publica tanto físicamente en cada juzgado como electrónicamente en el portal del poder judicial.

Asimismo, permite identificar a la persona que trabajó en la elaboración del acuerdo a fin de realizar un ejercicio de retroalimentación entre juez, secretarios y oficiales.

Todos los documentos que se encuentran en proceso de elaboración pueden ser supervisados en pantalla por el secretario de acuerdos y por el juez, con esta práctica se elimina la impresión del acuerdo generando ahorro de papel y tóner de impresora.

Figura 6. Agenda Electrónica.

Para dar seguimiento puntual a las fechas de audiencias, se cuenta con una agenda electrónica, en la que se registran las audiencias futuras asociadas a un expediente, así como el propio seguimiento en la sección de trabajo pendiente, en donde por medio de alertamientos el sistema notifica la proximidad de una Audiencia Programada.

Figura 7. Lista de Acuerdos.

El proceso de generación de lista de acuerdos es automático, ya que cada acuerdo generado va formando parte de un archivo de datos que es utilizado para enviarse a Internet para su posterior consulta o para imprimir la propia la lista a ser publicada en los estrados del juzgado.

Figura 8. Seguimiento de Términos.

Los Sistemas de Gestión Judicial cuentan con seguimiento de términos judiciales,  donde por medio de la identificación de la realización de un evento o acción determinada, por ejemplo la fecha y hora de recepción de un documento, se despliegan visualmente los términos cumplidos y vencidos.

En cada Juzgado se genera la autorización del acceso al expediente en Internet, ya que en es ahí donde es validada la personalidad del abogado en el Expediente. Una vez que sea autorizada la consulta por medios electrónicos el abogado puede entrar con su usuario y contraseña y consultar el expediente electrónico.

Las estadísticas son generadas automáticamente, gracias a la operación diaria de todas las actividades en el juzgado. La información de dichos informes, pueden ser consultados en todo momento por el Juez y Secretario de acuerdos, y al llegar el día de informar, solo es validada la liberación de dicha información.

En el caso de los Juzgados Penales, el sistema de gestión se adecua hacia la forma en cómo se debe de llevar el seguimiento del Expediente, ya que a diferencia del ramo Civil, en el Sistema Penal se da seguimiento por medio de una Matriz de relación que va de etapa procesal por Expediente, Inculpado y Delito.

Los Libros de Gobierno que son registros manuales que por años formaron parte de la tradición jurisdiccional, ahora gracias a los sistemas de gestión judicial y a las reformas legales mencionadas en capítulos previos, se han eliminado como tales, dado que el personal del Juzgado tiene la obligación de utilizar a cabalidad los sistemas de gestión y ello implica la formación automática de libros de gobierno electrónicos.

Para dar cumplimiento a los indicadores de un Juicio Justo de Derechos Humanos, el sistema cuenta con estos indicadores, que también son generados automáticamente.

Además, los sistemas permiten la simplificación de trámites, cuentas administrativas y estadísticas que el personal debe elaborar en los informes periódicos que debe rendir a la superioridad. Con sólo seleccionar una opción, el sistema genera archivos y/o listados que las diversas instancias requieren. El Sistema permite que el Secretario u Oficial Judicial pueda proporcionar informes a justiciables o litigantes sin necesidad de tener a la mano el expediente físico, sino que a través de dicho Sistema se pueden consultar todas las constancias del asunto y mejorar la calidad de la atención al público en general.

Estos Sistemas, facilitan la creación de bases de datos confiables para la generación de estadísticas que podrán compartirse con otras instancias para la implementación de políticas públicas en determinado sector de la población. Resúmenes, reportes e indicadores del desempeño, permiten ofrecer a los tamaulipecos una justicia sustentada en la legalidad, imparcialidad y honestidad.

Al día de hoy, todos los juzgados en Tamaulipas cuentan ya con estos modernos sistemas de gestión que nos han permitido automatizar y estandarizar los diversos procesos que se llevan a cabo en los órganos jurisdiccionales.